‘Het publiek is ons blijven steunen’

Annuleringen in het voorjaar, veilige concerten in het najaar

Terwijl het openbare leven tijdens de lockdown deels stilviel, draaide de ticketingafdeling van het Antwerp Symphony Orchestra op volle toeren. Eerst moest een lange reeks concerten worden geannuleerd. Daarna volgde het puzzelwerk dat hoort bij concerten organiseren in tijden van corona. ‘Sommige mensen zaten echt te wachten om weer te genieten van klassieke muziek’, zegt coördinator marketing en communicatie Jan Willems.

Op vrijdag 13 maart ging ons land in lockdown. Die avond stond de Achtste symfonie van Anton Bruckner met een prelude van Conrad Tao geprogrammeerd in de Koningin Elisabethzaal. Op de valreep werd het concert afgeblazen. In het voorjaar zouden nog vijftien andere concerten worden geannuleerd. Ook aan de vliegende start van de ticketverkoop voor het seizoen 2020-2021 kwam die dag een abrupt einde. De week was gestart met de traditionele lancering van het seizoen voor de Vrienden van het Antwerp Symphony Orchestra. ‘Die week hadden we een vreemd gevoel: je wist dat er iets zat aan te komen, maar niet goed wat’, blikt Jan Willems terug. ‘Even later startte ook de verkoop aan de abonnees. De brochure viel bij iedereen in de bus. Wij stonden klaar om volop in verkoop te gaan voor het nieuwe seizoen. En dan was het plots gedaan. Vrijdag 13 maart was meteen ook onze laatste dag op kantoor.’

Overspoeld
Alle ticket- en abonnementhouders moesten worden verwittigd. Iedereen kreeg de keuze tussen een tegoedbon of een gift om het orkest mee door de moeilijke tijden te krijgen. Voor Jan en zijn collega’s begon een bijzonder drukke periode van thuiswerk. ‘In mijn omgeving hoorde ik vaak: ‘Al jullie concerten zijn geannuleerd: jij hebt niets te doen, zeker?’ (lacht) Dat was natuurlijk wel erg kort door de bocht.’ ‘We moesten voortdurend alles herdenken. De vraag was hoe we op de meest efficiënte manier door die periode zouden geraken. Normaal gezien wijzigt er soms wel eens iets aan het programma: een stuk dat wegvalt, een solist of dirigent die last minute afmeldt omwille van ziekte. Maar nu was het echt drastisch. We werden overspoeld, maar op veel vragen hadden we in eerste instantie nog geen antwoord. Het was toen ook niet duidelijk hoe lang de toestand zou duren.’ ‘We moesten onze medewerkers snel uitrusten om van thuis uit te werken. Intussen werden telefoontjes naar de ticketlijn doorgeschakeld naar hun gsm-toestellen. Dat was natuurlijk niet zo handig, na een halve dag stonden hun gsm’s al vol gemiste oproepen en voicemailberichten van klanten. Uiteindelijk kregen we de telefooncentrale bij iedereen thuis aan de praat.’

‘Wij stonden klaar om volop in verkoop te gaan voor het nieuwe seizoen. En dan was het plots gedaan.’

Geleidelijk weer opbouwen
De verkoop voor seizoen 2020-2021 begon net voor de lockdown en liep als een trein. ‘Onze Vrienden kochten toen meer tickets en abonnementen dan het jaar voordien. Voor sommige abonnementsreeksen hadden we al vijf- of zeshonderd tickets verkocht. Omdat het onduidelijk bleef wat vanaf september zou kunnen, schakelden we over op wachtlijsten. Die kunnen we nu verwerken nu de capaciteit voor onze concerten verhoogd is van 200 naar 1029 personen.’ ‘Na de opening van onze nieuwe zaal in 2016 legden we een heel mooi parcours af. De verkoop zit sindsdien in stijgende lijn. Dit ging echt een topseizoen worden. We bereikten steeds meer concertgangers en verbraken alle verkooprecords. We waren supergoed bezig met ons team. En dan stortte alles in elkaar. Dat moeten we nu geleidelijk weer opbouwen.’ ‘Het is heel mooi dat de meeste mensen zoveel geduld en begrip hadden. Ze zijn ons blijven steunen. Onze eerste concerten in juli – de Weer*Klankconcerten voor telkens tweehonderd mensen – waren een enorm succes. Ze waren allemaal uitverkocht. Het publiek reageerde heel positief. Mensen voelden zich veilig en waren blij dat ze weer konden genieten van klassieke muziek. Sommigen zaten daar echt op te wachten.’

‘Onze eerste concerten in juli – de Weer*Klankconcerten voor telkens tweehonderd mensen – waren een enorm succes. […] Mensen voelden zich veilig en waren blij dat ze weer konden genieten van klassieke muziek.’

Veilige concerten
Sinds september klinkt weer muziek in de Koningin Elisabethzaal. Mét publiek. ‘Zodra dat perspectief er was, werkten we verschillende scenario’s uit. Voor elk mogelijk bezoekersaantal bekeken we hoe we op een veilige manier concerten kunnen organiseren.’ ‘We passen een eenrichtingsflow toe om te vermijden dat groepen elkaar kruisen. Daarom openen we vier of vijf ingangen in plaats van slechts een. Van daaruit volg je een looproute naar jouw zone in de zaal. Omwille van social distancing moeten we de zaalverdeling van elk concert aanpassen. Abonnees zijn het gewoon om hun eigen stoel te kiezen. Sommigen hebben al jaren dezelfde stoel. We moeten hen nu vragen om eventueel elders binnen dezelfde zone plaats te nemen. Maar we zorgen er wel voor dat die plaats zoveel mogelijk overeenstemt met de rang die iemand kocht.’ ‘Dankzij de inspanningen van alle medewerkers van het Antwerp Symphony Orchestra kunnen we onze concertgangers op een veilige manier ontvangen. We kijken er bijzonder naar uit om hen weer te laten genieten van live klassieke muziek.’ MVM  

Categorieën:Interview, Portret

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s